Planificați instrumentele de gestionare a comunicațiilor pe care trebuie să le cunoașteți pentru examenul de certificare PMP

Obținerea eficientă a cuvântului înseamnă analizarea publicului și a mediului înconjurător. În plus, pentru examenul de certificare PMP, doriți să selectați cea mai eficientă metodă de comunicare pentru proiectul dvs.

Analiza cerințelor de comunicare

Pe măsură ce examinați registrul de gestionare a părților interesate, comparați-l cu infrastructura și cu activele organizației dvs. pentru a vă ajuta să stabiliți cea mai bună abordare a comunicării. S-ar putea să doriți, de asemenea, să vă uitați la proiectul dvs. și la diagramele organizației companiei. Analizați ce informații este internă și ce informații trebuie să meargă în afara organizației. De asemenea, analizați dacă părțile interesate se află într-o singură locație sau în mai multe locații.

Cu cât mai mulți oameni comunicați, cu atât există mai multe oportunități de comunicare necorespunzătoare. Un model matematic arată relația dintre numărul de persoane și numărul de canale de comunicare (sau căi ):

( N ) / 2 unde n

este numărul de persoane. Vezi cum se joacă acest lucru. Dacă aveți cinci persoane, iată cum puteți calcula numărul de canale de comunicare pe care le aveți:

(5 (5 - 1)) / 2 = 10

Acum, vedeți ce se întâmplă când adăugați încă trei persoane. S-ar putea să credeți că aveți încă trei canale sau chiar șase canale. Cu toate acestea, aveți de fapt 18 canale de comunicare!

Ecuația este acum

(8 (8 - 1)) / 2 = 28

Gândiți-vă astfel: Există 28 de modalități prin care oamenii să interpreteze informațiile - interpretați greșit. Adăugați încă patru persoane în echipă, iar acest număr crește la 66! Comunicarea trebuie să fie eficientă și eficientă!

Tehnologia

Tehnologia pe care o aveți la dispoziție este unul dintre factorii de mediu ai întreprinderii (EEF) pe care trebuie să îi țineți cont, mai ales dacă aveți o echipă cu membri ai echipei interne și contractori externi. De asemenea, ia în considerare dacă oamenii sunt localizați central sau dispersați din punct de vedere geografic. Iată câțiva factori tehnologici care vă vor forma planul de comunicare.

Urgență:

Determinați dacă părțile interesate au nevoie de informații imediat sau pot aștepta. Dacă lucrați la un proiect de construcție într-un mediu periculos, cum ar fi o zonă predispusă la uragane sau tornade, aveți nevoie de capacitatea de a comunica imediat cu șantierul de construcții și lucrătorii care ar putea fi afectați.

  • Disponibilitatea tehnologică: Evaluați dacă organizația dvs. dispune de tehnologia și sistemele existente pentru a vă sprijini strategia de comunicare. Un proiect care cere ca unii dintre angajați să lucreze la distanță de câteva zile ar necesita personalul să aibă laptopuri. Dacă sunt în mod normal în birou cu normă întreagă și au doar computere desktop, luați în considerare problema în avans.

  • Ușurința de utilizare: Puteți crea un site foarte cool pentru a comunica cu echipa dvs. S-ar putea să aibă stocare de documente, capabilități de mesagerie, control al versiunilor și tot felul de funcționalități înguste, dar dacă nu este intuitivă pentru public și ușor de folosit, nimeni nu o va folosi. Când vine vorba de comunicare, amintiți-vă: păstrați-o simplu!

  • Personalul așteptat: Verificați dacă toată lumea are aceeași platformă sau același acces la informații. Acest lucru este deosebit de relevant atunci când lucrați cu antreprenorii, care ar putea lucra pe o platformă tehnologică foarte diferită. De exemplu, spuneți că angajați o firmă de marketing pentru o parte din proiectul dvs.; acea firmă utilizează computerele Apple, dar firma dvs. utilizează PC-uri. Personalul dvs. de proiect cu membrii de la firma de marketing impact de comunicare a proiectului.

  • Durata: Pentru proiectele care sunt de trei ani sau mai mult, puteți conta pe cel puțin o parte din tehnologia dvs. de comunicații schimbând. S-ar putea să nu știți cum se va schimba, dar ar fi înțelept să păstrați acest lucru în minte. Cu smartphone-uri și computere comprimate care evoluează rapid cu noi aplicații, prezicerea modului în care oamenii vor comunica în viitor este dificil!

  • Mediul de proiect: Mediul poate fi la fel de simplu ca parte a echipei fiind virtual sau poate include factori mai complexi, cum ar fi membrii echipelor situate în diferite fusuri orare, țări sau chiar locații geografice extreme în Cercul Arctic sau în deșertul Mojave.

  • Modele de comunicare Examenul PMP utilizează un model standard de comunicație expeditor-receptor.

Expeditor:

Cine transmite un mesaj și este responsabil pentru a face conținutul clar și complet. Expeditorul este, de asemenea, responsabil pentru a confirma faptul că receptorul înțelege corect mesajul.

  • Codificare: Traducerea ideilor în limbaj, de obicei în limbaj scris sau verbal.

  • Mesaj: Rezultatul codificării.

  • Mediu: Mijloacele de transmitere a mesajului. Uneori, mediul este denumit canal

  • . Zgomot: Orice care interferează cu transmiterea mesajului, inclusiv static, distragere a atenției, preconcepții și stereotipuri, norme culturale, echipamente de transmisie defectuoase sau orice altceva care se deteriorează sau cauzează o barieră în calea transmiterii reușite.

  • Decodare: Traducerea mesajului în gânduri și idei semnificative.

  • Receptor: destinatarul mesajului, responsabil pentru decodarea mesajului și furnizarea de feedback. Receptorul este responsabil pentru a vă asigura că întregul mesaj este primit și înțeles prin codarea unui mesaj înapoi către expeditor care transmite acest lucru.

  • Recunoaștere: Confirmarea primirii informațiilor.Recunoașterea chitanței nu implică un acord, ci doar o primire.

  • Feedback / răspuns: După ce comunicarea a fost recepționată și înțeleasă, receptorul poate trimite un mesaj cu gânduri și idei despre mesaj.

  • Metode de comunicare Metodele de comunicare includ comunicarea push, pull și interactiv:

Push:

Comunicarea trimisă receptoarelor, cuprinzând un expeditor, un mediu și un mesaj. Nu ajunge în mod necesar la receptor pentru decodare. Acestea includ memorii, e-mailuri, rapoarte, mesagerie vocală și așa mai departe.

  • Trageți: Informațiile căutate de receptor. Cu alte cuvinte, receptorul caută în mod activ informațiile. Aceasta poate include un membru al echipei care merge la un intranet pentru a găsi politici de comunicare sau șabloane, care rulează căutări pe Internet și care utilizează depozite online.

  • Interactiv: Expeditorul și receptorul schimbă informații. Acest lucru se întâmplă în conversații, apeluri telefonice, întâlniri și altele asemenea. Aceasta este cea mai eficientă formă de comunicare.

  • Cea mai comună formă de comunicare interactivă este întâlnirile. Echipele se întâlnesc să planifice, să comunice statutul, să rezolve problemele, să ia decizii, să colecteze lecțiile învățate și din diverse alte motive.